Reportage: Bliv klogere på udbudsprocessen og muligheder for samhandel med Aarhus Kommune

Torsdag den 28. april afholdt Erhverv Aarhus sammen med Aarhus Kommune arrangementet ’Bliv klogere på udbudsprocessen og muligheder for samhandel med Aarhus Kommune’. Arrangementet var målrettet virksomheder, der gerne vil have bedre indblik i Aarhus Kommunes udbudsplan og høre mere om, hvordan man kan blive leverandør til kommunen.

Arrangementet blev afholdt i regi af det 4-årige partnerskab, hvor Erhverv Aarhus er centrum for et styrket samarbejde mellem erhvervslivet og Indkøb og Udbud i Aarhus Kommune. Formålet med projektet er at bygge bro mellem byens brede erhvervsliv og Indkøb og Udbud via et øget fokus på dialog og videndeling, så de to parter kan komme tættere på hinanden.

Erhverv Aarhus’ direktør Poul Dalsgaard bød velkommen og italesatte potentialerne ved netop at bygge bro mellem erhvervslivet og kommunen. Det handler om at gøre det så nemt som muligt at drive virksomhed i Aarhus, hvorfor det er vigtigt, understregede Poul Dalsgaard, at nye såvel som nuværende leverandører til offentlige organisationer i Aarhus Kommune har den fornødne indsigt i processerne omkring udbud.

Aarhus Kommunes udbudsplan og fokus på dialog og samarbejde

Deltagerne blev først præsenteret for Aarhus Kommunes udbudsplan ved Anette Juhl Winther, indkøbs- og udbudschef, Aarhus Kommune, som fremhævede, at Aarhus Kommunes udbudsplan har fået et større eksternt fokus i regi af partnerskabet. Dette kommer bl.a. til udtryk ved en mere overskuelig opbygning samt at udbudsplanen nu opdateres kvartalsvist i stedet for kun én gang årligt.

Yderligere italesatte Anette Juhl Winther vigtigheden i, at mulige og nuværende leverandører til Aarhus Kommune kontakter Indkøb & Udbud med input eller forslag til de kommunale udbud. Erhvervslivet ligger ofte inde med indsigter, som kan være til inspiration for kommunen, f.eks. i forhold til kommende udbud eller supplement til eksisterende aftaler.

Samme opfordring lød også fra Hanne Kabel, specialkonsulent, og Marianne Dauding, udbudskonsulent, i Aarhus Kommune, som udover at opfordre til mere samarbejde og dialog mellem erhvervslivet og Indkøb og Udbud også præsenterede en række konkrete råd omkring udbudsprocessen. Her fremhævede de særligt vigtigheden af dialog forud for offentliggørelsen af et udbud, fordi muligheden for dialog herefter begrænses.

Før offentliggørelsen af udbudsmateriale har man som virksomhed mulighed for at påvirke processen og komme med input til indholdet, f.eks. omkring kravspecifikation, prisregulering eller andre kontraktuelle forhold. Dette kan eksempelvis ske i forbindelse med afholdelse af markedsdialog eller høring af udkast til udbudsmaterialet, hvor virksomheder inviteres til at give input.

Hanne Kabel og Marianne Dauding opfordrede i den forbindelse til, at man i forbindelse med spørgsmål til udbudsmaterialet efter offentliggørelsen indgiver eventuelle spørgsmål eller input tidligt i processen, så eventuelle misforståelser og fejl kan korrigeres hurtigst muligt. 

”Gode råd til udbud i Aarhus Kommune”

Efter grundig indflyvning til udbudsprocessen i Aarhus Kommune tog Sara Villemoes, specialkonsulent, Erhverv Aarhus og Aarhus Kommune, scenen til næste punkt på programmet:  ”Release på flyeren - Gode råd til udbud i Aarhus Kommune”. Flyeren er udarbejdet i samarbejdet mellem Erhverv Aarhus og Aarhus Kommune. Flyeren består af 8 gode råd som sikrer, at man som virksomhed bliver godt klædt på, inden man går i gang med et udbud.  Flyeren skal bl.a. sendes ud sammen med udbudsmaterialer men vil også være tilgængelig på både Aarhus Kommunes og Erhverv Aarhus’ hjemmeside.

Du kan se de 8 råd her

Kontakt Indkøb og Udbud:

Indkøb & Udbuds postkasse: bedreindkoeb@ba.aarhus.dk

Nem Hotline: 89 40 6000